Niniejsza Polityka ochrony danych osobowych wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzane mogą być dane osobowe osób korzystających z serwisu elenciraian.com, w szczególności w związku z przeglądaniem strony, składaniem i realizacją zamówień na meble, płatnościami, dostawą, zwrotami, refundacjami oraz kontaktem z obsługą klienta.
Polityka została przygotowana z uwzględnieniem Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO” lub „GDPR”) oraz mających zastosowanie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych i handlu elektronicznego.
1. Zakres Polityki
Polityka dotyczy przetwarzania danych osobowych osób, które:
-
odwiedzają i korzystają ze strony internetowej;
-
dokonują zakupów lub składają zamówienia;
-
korzystają z usług związanych z realizacją zamówienia;
-
kontaktują się w sprawach dotyczących zamówienia, płatności, dostawy, zwrotu lub refundacji;
-
korzystają z innych funkcji strony, w zakresie w jakim wiąże się to z przetwarzaniem danych osobowych.
Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu korzystania ze strony oraz od konkretnej sytuacji.
Jeżeli określona funkcja serwisu lub sposób korzystania ze strony nie wymaga podania danych osobowych, nie zakładamy, że takie dane muszą zostać podane.
2. Administrator danych i dane kontaktowe
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu jest podmiot odpowiedzialny za prowadzenie serwisu Elenciraian.
Dane kontaktowe dotyczące spraw związanych z ochroną danych osobowych:
E-mail: hello@elenciraian.com
Telefon: +81 52-584-7261
Adres: Japonia, Nagoya, Aichi, Naka-ku, Shinsakae 1-27-7, Ogura Building, 4. piętro, 460-0007
Kontakt za pośrednictwem wskazanego adresu e-mail jest podstawowym sposobem składania pytań i żądań dotyczących danych osobowych.
Nie wskazujemy w niniejszej Polityce danych inspektora ochrony danych (IOD/DPO), ponieważ nie zostały podane informacje potwierdzające wyznaczenie takiej osoby.
3. Czym są dane osobowe?
Dane osobowe to informacje odnoszące się do zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. W zależności od sytuacji mogą obejmować zarówno informacje podane bezpośrednio przez użytkownika, jak i określone informacje techniczne związane z korzystaniem ze strony.
Przetwarzanie danych osobowych może obejmować między innymi ich zbieranie, zapisywanie, wykorzystywanie, przekazywanie uprawnionym odbiorcom, przechowywanie oraz usuwanie.
Zasada minimalizacji danych oznacza, że dane powinny być odpowiednie, istotne i ograniczone do tego, co jest niezbędne do określonego celu przetwarzania.
4. Jakie dane osobowe mogą być przetwarzane?
Zakres danych zależy od tego, z jakich funkcji strony korzysta użytkownik.
4.1. Dane kontaktowe
W związku z zakupami, dostawą lub kontaktem z obsługą klienta mogą być przetwarzane między innymi:
-
imię i nazwisko;
-
adres e-mail;
-
numer telefonu;
-
adres dostawy.
4.2. Dane dotyczące zamówienia
W zależności od sytuacji mogą być przetwarzane:
-
numer zamówienia;
-
informacje o zakupionych produktach;
-
wartość zamówienia;
-
status zamówienia;
-
informacje dotyczące dostawy;
-
informacje związane ze zwrotem lub refundacją;
-
informacje niezbędne do obsługi konkretnej sprawy dotyczącej zamówienia.
4.3. Informacje związane z płatnością
W związku z płatnością mogą być przetwarzane informacje niezbędne do potwierdzenia i obsługi płatności oraz powiązania jej z odpowiednim zamówieniem.
Nie zakładamy, że pełne dane karty płatniczej, kod CVV/CVC, hasła do bankowości internetowej lub dane logowania do banku są przechowywane przez stronę. Jeżeli obsługa płatności wymaga udziału zewnętrznego dostawcy, zakres przetwarzania danych przez taki podmiot zależy od zastosowanego rozwiązania.
Nie należy przesyłać pełnych danych karty płatniczej, kodów bezpieczeństwa ani haseł za pośrednictwem zwykłej wiadomości e-mail lub telefonu.
4.4. Dane dotyczące kontaktu i obsługi klienta
Jeżeli użytkownik kontaktuje się z nami, możemy przetwarzać:
-
treść wiadomości;
-
dane podane w związku z zapytaniem;
-
informacje dotyczące zamówienia;
-
informacje związane z reklamacją, zwrotem lub refundacją;
-
informacje potrzebne do udzielenia odpowiedzi i rozwiązania zgłoszonej sprawy.
4.5. Dane techniczne i informacje o korzystaniu ze strony
W zależności od konfiguracji strony oraz zastosowanych technologii mogą być przetwarzane między innymi:
-
adres IP;
-
informacje o przeglądarce;
-
informacje o urządzeniu i systemie;
-
data i czas korzystania ze strony;
-
informacje dotyczące odwiedzanych stron i podstawowego sposobu korzystania z serwisu;
-
informacje pochodzące z plików cookie i podobnych technologii.
Zakres takich informacji zależy od aktualnej konfiguracji serwisu oraz ustawień dotyczących plików cookie.
5. W jakich celach przetwarzamy dane?
Dane osobowe mogą być przetwarzane w szczególności w następujących celach.
5.1. Przyjmowanie i realizacja zamówień
Dane mogą być potrzebne do:
-
przyjęcia zamówienia;
-
potwierdzenia zamówienia;
-
przygotowania realizacji zakupu;
-
organizacji dostawy;
-
obsługi płatności;
-
obsługi zwrotów i refundacji;
-
kontaktu w sprawach związanych z zamówieniem.
5.2. Wykonanie umowy
Dane mogą być przetwarzane w celu wykonania umowy sprzedaży lub podjęcia działań na żądanie konsumenta przed jej zawarciem.
Dotyczy to w szczególności czynności niezbędnych do realizacji zakupów, dostawy produktów oraz obsługi spraw bezpośrednio związanych z zamówieniem.
5.3. Wypełnianie obowiązków prawnych
W odpowiednim zakresie dane mogą być przetwarzane w celu wykonania obowiązków wynikających z prawa, w szczególności dotyczących:
-
dokumentacji związanej z transakcjami;
-
obowiązków księgowych i podatkowych;
-
ochrony praw konsumentów;
-
obowiązków wynikających z przepisów prawa lub żądań właściwych organów.
5.4. Obsługa klienta
Dane mogą być wykorzystywane do odpowiadania na pytania oraz rozwiązywania problemów związanych między innymi z:
-
zamówieniami;
-
dostawą;
-
płatnościami;
-
anulowaniem zamówienia;
-
zwrotami;
-
refundacjami;
-
innymi sprawami dotyczącymi zakupów.
5.5. Bezpieczeństwo strony
W zakresie, w jakim jest to konieczne, dane mogą być przetwarzane w celu:
-
ochrony strony przed nieuprawnionym dostępem;
-
zapobiegania oszustwom i nadużyciom;
-
wykrywania i obsługi incydentów bezpieczeństwa;
-
ochrony integralności i prawidłowego działania serwisu.
5.6. Analiza i ulepszanie strony
Jeżeli na stronie wykorzystywane są odpowiednie technologie analityczne, informacje mogą być przetwarzane w celu analizy sposobu korzystania z serwisu, oceny jego funkcjonowania oraz poprawy dostępnych funkcji.
Jeżeli do takiego przetwarzania wymagana jest zgoda użytkownika, odpowiednie technologie są stosowane po uzyskaniu wymaganej zgody.
5.7. Działania marketingowe
Jeżeli prowadzone są działania marketingowe wymagające przetwarzania danych osobowych, mogą one być prowadzone wyłącznie na podstawie odpowiedniej podstawy prawnej, w tym – gdy jest to wymagane – zgody użytkownika.
Nie zakładamy, że każdy użytkownik musi otrzymywać komunikaty marketingowe ani że marketing oparty na danych osobowych jest prowadzony w każdym przypadku.
6. Podstawy prawne przetwarzania danych
Podstawa prawna zależy od celu i charakteru konkretnego przetwarzania.
W zależności od sytuacji zastosowanie może mieć w szczególności art. 6 ust. 1 RODO.
6.1. Wykonanie umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO
Ta podstawa może mieć zastosowanie, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy z konsumentem lub do podjęcia działań przed jej zawarciem na jego żądanie.
Może dotyczyć między innymi:
-
realizacji zamówienia;
-
organizacji dostawy;
-
obsługi płatności w zakresie niezbędnym do wykonania transakcji;
-
obsługi zwrotu lub refundacji;
-
komunikacji bezpośrednio związanej z zamówieniem.
6.2. Obowiązek prawny – art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Ta podstawa może mieć zastosowanie, gdy przetwarzanie jest konieczne do wykonania obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.
Może dotyczyć między innymi obowiązków związanych z dokumentacją transakcji, rachunkowością, podatkami lub innymi wymaganiami wynikającymi z prawa.
6.3. Prawnie uzasadniony interes – art. 6 ust. 1 lit. f RODO
W odpowiednich sytuacjach podstawą przetwarzania może być prawnie uzasadniony interes, o ile interes ten nie jest nadrzędny wobec praw i wolności osoby, której dane dotyczą.
Może to dotyczyć między innymi:
-
bezpieczeństwa strony;
-
zapobiegania nadużyciom;
-
ochrony przed nieuprawnionym dostępem;
-
dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
-
zapewnienia prawidłowego funkcjonowania serwisu.
6.4. Zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a RODO
Jeżeli przetwarzanie wymaga zgody, dane są przetwarzane na podstawie dobrowolnej, konkretnej, świadomej i jednoznacznej zgody użytkownika.
Może to dotyczyć w szczególności niektórych niezbędnych funkcjonalnie plików cookie, działań analitycznych lub marketingowych, jeżeli w danym przypadku przepisy wymagają uzyskania zgody.
Zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
7. Czy podanie danych jest obowiązkowe?
Podanie danych może być konieczne, jeżeli są one potrzebne do wykonania określonej czynności, na przykład realizacji zamówienia, dostawy lub odpowiedzi na konkretne zapytanie.
Jeżeli wymagane dane nie zostaną podane, w określonych sytuacjach może nie być możliwe wykonanie danej czynności lub świadczenie związanej z nią usługi.
W przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody ich podanie jest co do zasady dobrowolne. Brak zgody może jednak oznaczać, że określona funkcja dodatkowa nie będzie dostępna.
8. Komu dane mogą być udostępniane?
Dane osobowe mogą być udostępniane lub powierzane do przetwarzania podmiotom, których udział jest potrzebny do realizacji określonego celu.
W zależności od sytuacji mogą to być kategorie podmiotów takie jak:
-
dostawcy usług dostawy i logistyki;
-
dostawcy usług płatniczych;
-
dostawcy hostingu i usług IT;
-
dostawcy rozwiązań związanych z bezpieczeństwem strony;
-
dostawcy usług wspierających obsługę klienta;
-
inne podmioty świadczące usługi niezbędne do prawidłowego funkcjonowania serwisu.
Dane mogą być również przekazywane właściwym organom publicznym, sądom lub innym uprawnionym podmiotom, jeżeli obowiązek lub możliwość takiego przekazania wynika z obowiązujących przepisów.
Nie udostępniamy danych w zakresie szerszym niż jest to potrzebne do określonego celu, z uwzględnieniem podstawy prawnej danego przetwarzania.
Nie wskazujemy konkretnych dostawców usług, jeżeli ich udział w przetwarzaniu danych nie został potwierdzony.
9. Międzynarodowe przekazywanie danych
W zależności od wykorzystywanych usług i sposobu organizacji przetwarzania danych może wystąpić sytuacja, w której dane osobowe są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).
Nie oznacza to, że wszystkie dane są przechowywane poza EOG ani że dane każdej osoby są przekazywane do konkretnego państwa.
Jeżeli przekazanie danych do państwa trzeciego będzie miało miejsce, zostanie ono dokonane zgodnie z wymaganiami RODO dotyczącymi transferów międzynarodowych.
W zależności od konkretnej sytuacji odpowiednią podstawą może być między innymi:
-
decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony;
-
standardowe klauzule umowne;
-
inne mechanizmy lub zabezpieczenia przewidziane przez RODO.
Komisja Europejska uznaje Japonię za państwo zapewniające odpowiedni poziom ochrony danych osobowych w ramach decyzji dotyczącej adekwatności, przy czym zakres takiej decyzji i jej aktualny status należy oceniać w odniesieniu do konkretnego transferu.
Sama lokalizacja adresu kontaktowego nie oznacza, że wszystkie dane osobowe są przechowywane w Japonii.
10. Jak długo przechowujemy dane?
Dane osobowe są przechowywane przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, chyba że dłuższe przechowywanie wynika z obowiązujących przepisów prawa lub jest konieczne do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.
W szczególności:
-
dane związane z zamówieniem mogą być przechowywane przez okres potrzebny do wykonania umowy oraz realizacji związanych z nią obowiązków prawnych;
-
dane dotyczące kontaktu z obsługą klienta mogą być przechowywane przez okres potrzebny do obsługi sprawy i przez niezbędny późniejszy okres;
-
dane związane z obowiązkami księgowymi lub podatkowymi mogą być przechowywane przez okres wymagany przez właściwe przepisy;
-
dane związane z plikami cookie są przechowywane zgodnie z ich rodzajem, funkcją i okresem działania.
Nie ustalamy jednego, jednakowego okresu przechowywania dla wszystkich kategorii danych.
11. Prawa osób, których dane dotyczą
W zakresie przewidzianym przez RODO użytkownik może mieć prawo do:
11.1. Dostępu do danych
Możesz poprosić o potwierdzenie, czy przetwarzamy dotyczące Ciebie dane osobowe, a jeżeli tak – uzyskać dostęp do tych danych oraz informacje dotyczące ich przetwarzania.
11.2. Sprostowania danych
Możesz żądać poprawienia danych, które są nieprawidłowe, oraz uzupełnienia danych niekompletnych.
11.3. Usunięcia danych
W przypadkach przewidzianych przez RODO możesz żądać usunięcia swoich danych osobowych.
Prawo to nie ma charakteru bezwzględnego. W szczególności dane mogą nadal być przechowywane, jeżeli istnieje inna podstawa prawna ich dalszego przetwarzania.
11.4. Ograniczenia przetwarzania
W określonych sytuacjach możesz żądać ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych.
11.5. Przenoszenia danych
Jeżeli spełnione są warunki określone w RODO, możesz otrzymać dotyczące Ciebie dane osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie oraz, w określonych przypadkach, przekazać je innemu administratorowi.
11.6. Sprzeciwu
W przypadkach przewidzianych przez RODO możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie.
Możesz również wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych na potrzeby bezpośredniego marketingu, jeżeli takie przetwarzanie ma miejsce.
11.7. Wycofania zgody
Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz ją wycofać w dowolnym momencie.
Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.
Powyższe prawa nie mają charakteru bezwzględnego i mogą podlegać ograniczeniom wynikającym z RODO lub innych przepisów prawa. UODO również wskazuje, że zakres poszczególnych praw zależy od konkretnej sytuacji i podstawy prawnej przetwarzania.
12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Nie zakładamy w niniejszej Polityce, że wobec użytkowników są prowadzone procesy skutkujące decyzjami opartymi wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu lub profilowaniu wywołującymi skutki prawne albo w podobny sposób istotnie wpływającymi na użytkownika.
Jeżeli w przyszłości takie przetwarzanie będzie prowadzone w zakresie objętym art. 22 RODO, użytkownikowi będą przysługiwać prawa i informacje przewidziane przez obowiązujące przepisy, z uwzględnieniem wyjątków określonych w RODO.
13. Jak skorzystać ze swoich praw?
Wniosek dotyczący danych osobowych można przesłać na:
W sprawach ogólnych można również skontaktować się telefonicznie:
+81 52-584-7261
Wniosek powinien w miarę możliwości jasno wskazywać:
-
czego dotyczy żądanie;
-
z jakiego prawa chcesz skorzystać;
-
jakich danych lub sytuacji dotyczy wniosek.
W celu ochrony danych osobowych możemy zastosować rozsądne środki pozwalające potwierdzić tożsamość osoby składającej wniosek. Nie powinniśmy otrzymywać więcej danych, niż jest to potrzebne do rozpatrzenia konkretnej sprawy.
Wnioski dotyczące praw wynikających z RODO są rozpatrywane w terminach przewidzianych przez obowiązujące przepisy. Co do zasady administrator powinien odpowiedzieć bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania; w przypadkach przewidzianych prawem termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym osoba składająca żądanie powinna zostać poinformowana.
14. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego
Jeżeli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza obowiązujące przepisy o ochronie danych, możesz wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego.
W przypadku Polski jest nim:
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO)
Przed złożeniem skargi możesz w pierwszej kolejności skontaktować się bezpośrednio z administratorem i skorzystać z przysługujących Ci praw. UODO wskazuje, że bezpośrednie zgłoszenie żądania administratorowi jest właściwym pierwszym krokiem, a jeżeli sprawa nie zostanie prawidłowo rozwiązana, osoba może skorzystać z prawa do wniesienia skargi.
Aktualne informacje dotyczące sposobu składania skarg są dostępne w serwisie UODO.
15. Pliki cookie i podobne technologie
Strona może wykorzystywać pliki cookie oraz podobne technologie.
W zależności od ich funkcji mogą one służyć między innymi do:
-
zapewnienia podstawowego działania strony;
-
obsługi koszyka i procesu składania zamówienia;
-
zapamiętywania wybranych ustawień;
-
analizy korzystania ze strony;
-
działań statystycznych;
-
działań marketingowych, jeżeli są stosowane.
Niezbędne pliki cookie mogą być wykorzystywane w zakresie koniecznym do prawidłowego działania strony.
W przypadku plików cookie, które nie są niezbędne, zgoda użytkownika jest uzyskiwana, gdy wymagają tego obowiązujące przepisy.
Użytkownik może zarządzać ustawieniami cookie za pomocą dostępnego na stronie mechanizmu zarządzania zgodami lub ustawień swojej przeglądarki.
Jeżeli wykorzystanie cookie wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych, odpowiednie przetwarzanie odbywa się zgodnie z właściwymi zasadami ochrony danych.
Szczegółowe informacje dotyczące rodzajów plików cookie, ich funkcji oraz zarządzania zgodami znajdują się w Polityce Cookies.
16. Bezpieczeństwo danych
Stosowane są odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed:
-
nieuprawnionym dostępem;
-
nieuprawnionym ujawnieniem;
-
utratą;
-
zniszczeniem;
-
nieuprawnioną zmianą;
-
innym niezgodnym z prawem lub niewłaściwym przetwarzaniem.
Zakres stosowanych zabezpieczeń zależy od charakteru danych, ryzyka związanego z przetwarzaniem oraz aktualnych rozwiązań organizacyjnych i technicznych.
Nie można zagwarantować, że transmisja lub przechowywanie danych w środowisku internetowym będzie całkowicie wolne od ryzyka. Podejmujemy jednak odpowiednie działania w celu ograniczenia ryzyka związanego z przetwarzaniem danych.
Zasady bezpieczeństwa są stosowane zgodnie z zasadą integralności i poufności danych oraz wymaganiami RODO.
17. Dane dzieci
Strona nie jest opisana jako serwis przeznaczony specjalnie dla dzieci.
Dane osobowe dzieci i osób małoletnich są przetwarzane z uwzględnieniem wymagań wynikających z obowiązujących przepisów. Nie zakładamy istnienia określonego systemu weryfikacji wieku, jeżeli nie został on faktycznie wdrożony.
18. Aktualizacje Polityki
Niniejsza Polityka może być aktualizowana w szczególności w przypadku:
-
zmian obowiązujących przepisów;
-
zmian sposobu funkcjonowania strony;
-
zmian w zakresie świadczonych usług;
-
zmian sposobu przetwarzania danych;
-
zmian wykorzystywanych technologii.
Aktualna wersja Polityki jest publikowana na stronie internetowej.
Zalecamy okresowe zapoznawanie się z jej treścią, zwłaszcza w przypadku korzystania ze strony lub składania kolejnych zamówień.
19. Kontakt
W przypadku pytań dotyczących ochrony danych osobowych, prywatności lub sposobu przetwarzania danych można skontaktować się za pomocą poniższych danych:
Elenciraian
Strona internetowa: elenciraian.com
E-mail: hello@elenciraian.com
Telefon: +81 52-584-7261
Adres: Japonia, Nagoya, Aichi, Naka-ku, Shinsakae 1-27-7, Ogura Building, 4. piętro, 460-0007
Zakres dostaw: cała Polska
Godziny obsługi klienta: poniedziałek–piątek, 09:00–18:00
W przypadku spraw dotyczących danych osobowych rekomendowanym kanałem kontaktu jest wiadomość e-mail na adres hello@elenciraian.com.
Podczas kontaktu nie przesyłaj haseł, pełnych danych karty płatniczej, kodów CVV/CVC ani innych poufnych informacji, jeżeli nie są one niezbędne do rozpatrzenia konkretnej sprawy.